A Universidade do Vale do Taquari - Univates conta com parceria com o Google desde 2009, tendo intensificado ações a partir de 2015, com a adoção das ferramentas do Google para gestão de todo o trabalho administrativo e educacional realizado na Universidade. Entre os benefícios do Google Workspace for Education para a comunidade acadêmica que a Univates usufruía estão a conta de e-mail vitalícia (@universo.univates.br) e o armazenamento ilimitado de arquivos na nuvem do Google, independentemente de os usuários terem vínculo ativo ou inativo com a Instituição.
Nova política de uso das plataformas educacionais
Em 2021 o Google anunciou uma mudança na política de armazenamento de e-mail e de arquivos em nuvem para todas as instituições de Ensino Superior parceiras, limitando o espaço total para cada instituição em 100 TB (terabytes), movimento que teve impacto em bilhões de contas associadas ao Google em todo o mundo. Esse limite de armazenamento é compartilhado por todos os usuários e contas e entrou em vigor em julho de 2022. Segundo o Google, 100 TB são suficientes para armazenar 100 milhões de documentos, 8 milhões de apresentações ou 400 mil horas de vídeo.
Desde o anúncio, a Univates avalia medidas para se adequar à política de gestão do serviço e minimizar os impactos da limitação de uso para os usuários. Atualmente, a Univates (e todos os usuários e contas vinculados) ocupa mais de 1.000 TB na nuvem. Embora a maioria das contas utilize menos de 30 GB de armazenamento (o dobro da cota gratuita de uma conta Google), cerca de 3 mil usuários utilizam aproximadamente 760 TB.
Para que a Univates atenda às regras determinadas pelo Google e para que os usuários possam continuar usando as plataformas de ensino/aprendizagem e demais benefícios do serviço, algumas medidas serão adotadas pela Instituição como resposta às mudanças anunciadas pelo Google. As mudanças são determinadas a partir de estudos realizados pelo Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI) da Univates.
Entenda as mudanças nas contas @universo.univates.br
Cotas de espaço no Google Drive
- Usuários com vínculo institucional inativo terão uma cota padrão de armazenamento de 15 GB na conta @universo.univates.br;
- Usuários com vínculo institucional ativo terão uma cota padrão de armazenamento de 30 GB na conta @universo.univates.br, ou seja, o dobro da cota padrão gratuita de uma conta Google.
As contas que excedem os novos limites de armazenamento terão até o dia 30 de junho de 2023 para se adequarem à cota. Após essa data, as contas serão automaticamente atualizadas conforme o limite definido para usuários com vínculo ativo e inativo e os dados serão excluídos permanentemente da nuvem.
Importante: o usuário deve procurar manter o armazenamento abaixo do limite estabelecido. Quando a conta atinge e eventualmente permanece no limite, não é possível sincronizar, fazer upload de novos arquivos, criar, editar ou copiar arquivos no Drive, adicionar fotos ou vídeos nem fazer backup no Fotos, sendo possível apenas enviar e receber e-mails no Gmail.
A Univates enviará comunicados e lembretes recorrentes aos usuários que precisam adequar suas contas aos limites de armazenamento.
Dicas para os usuários que excedem a cota se adequarem
- Realizar o download/backup/transferência dos arquivos para outra fonte de armazenamento, fora do Google Drive vinculado à conta @universo.univates.br;
- Excluir o conteúdo que possa ter sido copiado para um drive compartilhado. Se um arquivo estiver em dois locais, ele pode consumir o dobro do espaço de armazenamento;
- Exportar os arquivos excedentes como uma pasta compactada usando o Google Takeout. Depois, exclua os arquivos e esvazie a lixeira para liberar espaço de armazenamento na conta;
- O Google oferece o serviço de upgrade de conta pessoal para o Google One, que possibilita ao usuário a compra de espaço para armazenamento de dados. A opção está disponível apenas para contas pessoais, não para Workspace. Assim, o usuário precisa migrar os arquivos da conta @universo.univates.br para a conta pessoal do Gmail;
- Para saber a quantidade de armazenamento que a conta está usando, acesse https://drive.google.com/settings/storage;
- Para revisar e excluir arquivos grandes ou desnecessários no Google Drive, acesse https://drive.google.com/drive/quota.
